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Imagen SEGURIDAD Y RESGUARDO DIGITAL DE DOCUMENTOS

SEGURIDAD Y RESGUARDO DIGITAL DE DOCUMENTOS

Jueves 18 de Junio del 2020
Jair Navarrete

La entrada en vigor de la ley que obliga a las organizaciones a preservar digitalmente la información relevante, está muy cerca de entrar en vigor. ¿Usted, ya está preparado? 

La modernidad lo pedía hacía tiempo y finalmente ese plazo ha llegado; a partir de mayo de 2017 (con la entrada en vigor de la nueva Ley General de Archivos), todas las entidades públicas de México, estarán obligadas por ley a preservar y proteger toda su información relevante en archivos digitales, con la finalidad de hacer más sencilla, práctica y segura la gestión documental y tramitológica. 

Bien mirado, estamos frente a un momento excepcional en la historia, en el que después de siglos de mantener nuestra información más valiosa guardada en papel, la estaremos migrando por primera vez en su totalidad y para siempre a archivos digitales, lo cual supone un enorme reto en términos de seguridad, tecnológicos y generacionales, pero de igual manera, una vasta oportunidad de negocio con un mercado nacional de grandes proporciones y en crecimiento, que dará mucho trabajo por varios años adelante. 

Las razones para digitalizar la documentación de una dependencia gubernamental, empresa o negocio van más allá del ordenamiento legal puesto que por su naturaleza, el papel ocupa mucho espacio y es necesario almacenarle en condiciones muy especiales, además de que a la hora de buscar un documento “x”, se pierde tiempo, e incluso, se corre el riesgo de extraviarlo a través de un accidente o la siempre presente negligencia humana. 

Digitalización como solución 

La primera gran ventaja de la digitalización documental es proporcionarnos datos estructurados de la información que preservamos. La consecuencia de esto es enorme pues como el proverbio lo marca, “la información es poder en manos de quien la tiene”. El manejo adecuado de datos en pro de la organización, puede llevar a un aumento en la productividad en muchos campos, si aprendemos a aplicar adecuadamente ese conocimiento con las nuevas técnicas de minería de datos (big data), por ejemplo. 

Digitalizar la data, también ofrece la comodidad de una consulta rápida y ágil de cualquier dato contenido en ese acervo, y que pudiera ser relevante para la empresa o entidad pública; un control que desde luego, era imposible al contar con ese acervo en papel. 

El dilema siguiente está en qué digitalizar. Bien, pues al respecto hay que señalar que prácticamente pueden ser todos los archivos existentes en papel. Los mapas y planos también pueden pasar a formato digital para su posterior visualización. 

Las facturas, pedidos de clientes, albaranes de proveedores, también pueden serlo, para que entren en la contabilidad de la empresa lo antes posible, y así todo vaya más de prisa; de modo que ahí también podemos incluir los contratos, pólizas de seguros, catálogos de proveedores, en fin, toda la información sensible de las organizaciones. 

Precauciones y seguridad 

El negocio de la digitalización de datos es más que escanear hojas de papel puesto que muchas cosas están en juego durante este proceso, desde la captura de las imágenes documentales, hasta la clasificación adecuada de la información, por lo que no se puede confiar este trabajo más que a un experto en el tema. Es importante y muy recomendable que cuando tome la decisión de llevar a cabo su proyecto de digitalización documental lo haga a través de un profesional con solvencia moral comprobada. 

También es importante considerar la puesta en marcha de un proyecto a costos adecuados, pero sobre todo que cumpla con las leyes vigentes en la materia. Y es que bien mirado, la digitalización nos abre otra puerta, que es la de la transparencia, la cual se puede traducir en ahorro y sustentabilidad porque con la ‘despapelización’ de los procesos administrativos, se disminuye el impacto al medio ambiente, lo cual constituye adicionalmente una poderosa razón para implementar esta acción en las organizaciones. 

Es de suma importancia comentar que un buen proyecto de digitalización documental deberá tener presente la protección y resguardo adecuado de la data. Hay que recordar que la era digital ofrece enormes ventajas y aplicaciones; no obstante al mismo tiempo genera retos de seguridad TI para los cuales hasta hace poco no estábamos ni acostumbrados ni preparados. 

También es importante hablar de la digitalización como oportunidad de negocio. Datos no oficiales ubican hasta en cinco millones de dólares los beneficios que podría ofrecer esta actividad en 2017 y un crecimiento de hasta 400% para el año 2019, por lo que quienes se interesen en ello, deberán de tomar sus posiciones cuanto antes, y aprovechar el boom que ha llegado. 

Los mercados que habrán de crear una alta demanda de estos servicios además del sector gobierno, son mercados verticales como banca, financiero, educativo, salud, pymes y seguridad, cada uno, mercado en donde la necesidad de gestión documental, serán definitivas y permanentes. Por todos los datos expuestos, la digitalización documental es una actividad que habrá que tener en la lista de prioridades, y mirar con lupa al observar los beneficios económicos que puede generar. ¿Usted, ya está listo? 

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Imagen SEGURIDAD EN LA NUBE

SEGURIDAD EN LA NUBE

Jueves 18 de Junio del 2020
Arturo García Hernández, DSE, CISM,

La nube, informáticamente hablando, es todo aquel lugar en Internet que sirve para proporcionar algún tipo de servicio, el cual potencialmente puede ser accedido desde cualquier lugar y en cualquier momento. Ciertamente la idea de la omnipresencia de la información tiene muchos beneficios, pero también algunos inconvenientes 

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CIBERSEGURIDAD Y EL FACTOR HUMANO

Jueves 18 de Junio del 2020
José Manuel Ballester Fernández

Los profesionales de seguridad juegan un papel preponderante en el contexto de la ciberseguridad, pero al mismo tiempo lo hace la formación de las persona que usan los sistemas de información

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CAPA 8: ¡ÉCHENME A MÍ LA CULPA!

Jueves 18 de Junio del 2020
Securus Mundi Fausto Escobar, director general de HD México

Dentro de las más recientes y connotadas súper producciones cinematográficas, de esas que se basan en el pánico y en el latente advenimiento de un apocalipsis provocado por la evolución tecnológica, se ha estado aprovechando el discurso de que llegará el día en el que la humanidad será rebasada ?incluso aniquilada? por sus propios avances en terrenos como el de la autonomía robótica, la nanotecnología, la computación cognitiva, la biotecnología o la inteligencia artificial. 

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