Seguridad en América | Post

A todos nos ha tocado vivir el momento de tener que tomar una decisión relacionada con un prestador de servicios. Puede ser tan intrascendente como seleccionar un estacionamiento para dejar el auto o a qué empresa de seguridad debo contratar para cuidar de mis bienes personales, o aún más, de mis seres queridos y de mí mismo.

La toma de decisión en la selección de los proveedores que presenten la mejor relación costo-beneficio para las necesidades personales o de negocio que tenga, son vitales ya que el margen de error en materia de seguridad siempre debe tender a cero. Un error en seguridad puede ser la diferencia en que mis servicios o productos se entreguen en tiempo y forma, con el costo calculado o menor y a un precio final correcto.

Hay otros dos factores aún más importantes que van inmersos en la toma de decisión en la selección de un proveedor: la calidad y la reputación, mi reputación y la de mi empresa. Es por ello que es recomendable tener procesos y estándares muy bien diseñados y con criterios de selección y aplicación impecables.

No olvidemos que estamos seleccionando más que a un proveedor, a un futuro socio de negocios con el cual podemos crecer y desarrollar un equipo de trabajo que facilitará nuestra operación.

Cuanto mejor y más apegada a nuestras necesidades sea la toma de decisión de nuestro futuro socio de negocios, menos preocupaciones y trabajo tendremos, pues contaremos con un aliado estratégico que trabaja como nosotros queremos y dando los resultados que nosotros esperamos, pero con sus propios procesos y estándares, alineados a un fin común: satisfacer con calidad, en tiempo y en forma, la necesidad de nuestro cliente.

Aunque hay que mencionar que parte de la selección de un proveedor, consiste en que el proveedor comprenda y asuma que mi cliente, también pasa a ser, indirectamente su cliente.

Generalizar sobre guía o tips para seleccionar un proveedor, es mucho más complejo que sólo enumerar algunos párrafos.

No es lo mismo seleccionar personas proveedoras, como guardias, guaruras, escoltas, que seleccionar equipo de GPS, alarmas, contra incendio, etc. Por esa razón, en este artículo daremos algunos conceptos básicos que debemos observar para seleccionar un proveedor en general, tratando de ser lo más objetivos posible.

SENTANDO LAS BASES

Cualquiera que sea el bien o servicio que se quiere contratar, debe estar basado en los valores de la empresa contratante y los de las empresas proveedoras. Si bien pueden diferir en algunos puntos, todos estamos de acuerdo que la ética y moral son los primeros de la lista. Hay que asegurarnos que las personas y proveedores que invitemos a entrar y ser parte de nuestro negocio, empresa o evento, compartan los mismos valores.

Debemos estar conscientes del valor del dinero y toda la gama de oportunidades que ofrece al seleccionar al proveedor correcto. El valor del dinero se da por lo que obtenemos a cambio, no por lo que este vale por sí mismo. Dicho esto, a continuación seis consejos para seleccionar un proveedor:

CONSEJO #1: ESTABLECE TU CRITERIO DE SELECCIÓN

Lo primero que debes hacer es tener claro cuál es el objetivo final que tendrá que cumplir el proveedor que selecciones y con base en ello, escribir una lista de qué criterios consideras deben de cumplir los proveedores para asegurar el máximo posible de cumplimiento a tus requerimientos.

En forma enunciativa, mas no limitativa, algunos criterios que pudieras considerar son:

• Antecedentes de la empresa, historia, fundadores, socios.

• Hechos que hayan marcado a la empresa por su excelencia.

• Código de ética.

• Procesos de aseguramiento de calidad.

• Confidencialidad de la información.

• Plazo de inicio de servicio, de cumplimiento y/o de entrega del servicio o bien que se requiere.

• Capacidad de atención, volúmenes máximos y mínimos.

• Condiciones de entrega de reportes, bienes o servicios.

• Políticas de devolución.

• Términos y condiciones de pago.

• Recomendaciones y referencias comprobables. El establecimiento de los criterios serán los cimientos sobre los cuales se establezca la selección de un proveedor.

CONSEJO #2: DEFINE CÓMO SERÁ TU PROCESO DE SELECCIÓN

A todos nos ha sucedido que llegamos a alguno de esos famosos bares de café por la mañana y cuando pedimos un café, nos llenan de una serie de preguntas que requieren que hagamos un proceso de selección y toma de decisión en cuestión de segundos.

Todos llevamos un proceso de selección intuitiva y/o por la forma en que nos sentimos en ese momento, cuando decidimos qué tipo de café, hemos aplicado un proceso de selección no estandarizado y seguramente sin un procedimiento. Pero cuando necesitas un taxi, tu proceso de selección ya toma en consideración ciertos estándares, seguramente no escritos más que en un WhatsApp que te mandaron haciéndote recomendaciones para tu seguridad, pero seguramente sigues sin tener un procedimiento.

Lo que sí es seguro, es que ya tienes un método para seleccionar a los proveedores que competirán por venderte un café o proporcionarte el servicio de taxi. Ya sea que utilices Waze para encontrar las cafeterías más cercanas o bien porque tengas precargado en tu teléfono aplicaciones para conseguir taxi, si decidiste no tomar uno en la calle o en el aeropuerto. Siguiendo esta forma de pensar y actuar, debemos identificar qué métodos voy a utilizar para identificar a los proveedores que considero deben participar en mi proceso de selección.

Los métodos pueden ser por recomendación de amigos, expertos, del sector, o publicaciones y convocatorias públicas en Internet, blogs, revistas y/o cualquier tipo de publicación incluyendo periódicos.

Existe otra modalidad, que para el sector Seguridad es muy necesaria y socorrida, la convocatoria cerrada, en donde sólo se invita a proveedores pre-seleccionados. También se sugiere invitar a otras personas, dos o tres, con otras áreas de experiencia a la del objeto de la selección de un proveedor, para que con otro ángulo y evitando la llamada “ceguera de taller”, proporcione una opinión objetiva y enriquecedora para el proceso de selección.

Estas personas pueden ser del área legal, del área en donde el proveedor seleccionado dé el servicio, por ejemplo si es en un almacén, un representante del almacén, o del área de producción, etc. Finalmente, establece una fecha de finalización de esta etapa y cumple con ella.

CONSEJO #3: CONVOCATORIA DE OFERTAS

Una vez que decidiste cómo será tu proceso de selección, debes determinar cómo y cuándo vas a lanzar la convocatoria.

En términos generales, existen dos tipos de convocatorias: RFP y RFQ. RFP es, por sus siglas en inglés, Solicitud de Propuesta (Request for Proposal) y se aplica cuando sólo quieres que te hagan una propuesta amplia en donde estás abierto a cualquier opción que cumpla tus requerimientos.

RFQ es el acrónimo en inglés para Solicitud de Oferta (Request for Quotation) y generalmente se utiliza cuando tienes ya definido qué es lo que necesitas en tu servicio, o el bien específico que requieres, y les pides a los contendientes que te hagan una oferta de precio, sin darles margen de ofrecerte otras opciones.

Es recomendable solicitar que en los documentos de RFP o RFQ, que como mínimo cubran los siguientes puntos:

• Comprobada solvencia y estabilidad financiera.

• Antigüedad en el negocio.

• Forma de operar para suministrar los bienes o servicios solicitados.

• Procedencia de los bienes que se adquieren, si es el caso, garantías, póliza de servicio de los bienes, etc.

• Si es un servicio el que se contratará, calificaciones y experiencia del personal que prestará el servicio.

• Ventajas competitivas con respecto a otros clientes, que justifiquen que son ellos los más calificados o adecuados para volverse su proveedor.

CONSEJO #4: A QUIÉN DEBO CONTRATAR

Lo primero que recomiendo considerar, es una combinación de precio, que es lo primero que los dueños del negocio revisarán, y que debe incluir el costo de oportunidad (TCO, por sus siglas en inglés Total Cost Opportunity) calidad de los bienes o servicios a recibir, y que durante las etapas anteriores haya tenido un buen trato y modo de su posible proveedor. Esta etapa es como una luna de miel, en donde si el proveedor atiende siempre en forma, a tiempo, con calidad y diligencia, eso mismo puede esperar cuando cierre el trato.

De puntuación más baja a aquellos proveedores que no cumplan con lo señalado en el punto anterior, porque si durante esta “luna de miel” no fueron correctos, oportunos y diligentes, no se esperará más de ellos durante la etapa de proveedor seleccionado.

Lea totalmente la propuesta que le envíen. La redacción de ésta dice mucho de las personas que están detrás para hacer un buen trabajo como proveedor.

Haga un check list de todo lo que espera que su proveedor cumpla, incluyendo el buen trato, tiempo de entrega y calidad debidamente desglosado. Si hay algún artículo o servicio que no le quede claro su detalle, pídalo por escrito vía correo electrónico, no apps ni sistemas de mensajería celular. Dé un valor e importancia a cada concepto de su check list. No olvide incluir redacción y ortografía.

Finalmente, revise el alcance del servicio o bien qué le entregan, así como licencias de funcionamiento o término de validez del servicio, seguros y/o finanzas en caso de falla o falta y fechas y horarios específicos de entrega o cumplimiento.

CONSEJO #5: SUPERVISIÓN, SUPERVISIÓN Y MÁS SUPERVISIÓN

Una vez que seleccione a su proveedor, hay que establecer clara y detalladamente cómo se hará la supervisión de todo el proceso de adquisición, entrega o usufructo, y finalización del proceso de compra del bien o servicio. Siempre considere la opción de falla, aunque sea mínima, por lo que el análisis de riesgo, plan de recuperación y plan de continuidad, deben hacerse siempre para estar preparados. Hay que dejar más de una persona de contacto en caso de requerirse.

Usualmente son las áreas de Compras, Legal y el usuario final del bien o servicio, los que deben de participar como contactos secundarios para cualquier aclaración.

Establezca fechas y/o medidores y/o calificadores de calidad y satisfacción. Esto servirá también si en un futuro quiere utilizar al mismo proveedor, ya que tendrá una evaluación de su desempeño y por tanto ahorrar tiempo y recursos en volver a seleccionar otro proveedor o bien, tan sólo renovar el contrato del que recién seleccionó.

CONSEJO #6: PLAN DE EMERGENCIA, DE CONTINUIDAD Y RECUPERACIÓN DE NEGOCIO

Para concluir y tener todo bien planeado y preparado, es necesario contar siempre, ante cualquier concurso o compra que se vaya a hacer, con un Plan de Emergencia. 

Se debe considerar qué pasa si el proveedor deja de prestar el servicio intempestivamente, sin importar la causa. 

Qué pasa si se descompone el bien o el servicio no se puede dar.

Seguido del plan de emergencia, está el Plan de Continuidad de Negocio (BCP, por sus siglas en inglés Business Continuity Plan). Éste detallará cómo va a seguir adelante el negocio partiendo de que el servicio o bien que adquirí no está disponible, sea cual sea la causa.

Finalmente, el Plan de Recuperacion de Negocio (Business Recovery Plan o, su acrónimo en inglés, BRP), que será la guía para que el negocio vuelva a su estado original o mejorado, antes del problema de la compra o adquisición, que puede incluir volver a hacer el concurso o regresar a un proveedor anterior conocido.

Estos planes ya han sido comentados en entregas anteriores en esta su revista Seguridad en América (SEA), por lo que los invitamos a consultarlos.