¿RESPONDER o REACCIONAR?
Nuestro mundo de hoy está regido por incertidumbre al tener que hacer frente al crimen organizado, terremotos, huracanes, pandemias, etc. ¿Pero esto significa que no podemos estar preparados?
La pandemia, terremotos, huracanes y otras contingencias nos toman por sorpresa simplemente, porque no estamos preparados; después de cada evento regresamos a la vida normal sin una visión a la próxima vez, que sabemos muy bien que va a suceder. Sin embargo, el enfocarse en lecciones aprendidas y tomar medidas preventivas o tener planes de respuesta simplemente no sucede.
La realidad es que no hay nada nuevo en el mundo de contingencias. El problema real es la falta de visión y por consecuencia, la falta de preparación. La pandemia del COVID-19 es un bicho nuevo, pero las pandemias son constantes y muchas permanentes. Por ello, el no estar preparados con planes de respuesta, resiliencia y recuperación no es justificación.
TERREMOTOS EN MÉXICO
1. 27 de julio de 1957: magnitud 7.7
2. 19 de septiembre de 1985: magnitud 8.1
3. 9 de octubre de 1995: magnitud 7.5
4. 15 de junio de 1999: magnitud 6.7
5. 30 de septiembre de 1999: magnitud 7.4
6. 21 de enero de 2003: magnitud 7.6
7. 4 de abril de 2010: magnitud 7.2.
8. 20 de marzo de 2012: magnitud 7.5
9. 18 de abril de 2014: magnitud 7.2
10. 7 de julio de 2014: magnitud 7.1
11. 7 de septiembre de 2017: magnitud 8.2
12. 19 de septiembre de 2017: magnitud 7.1
13. 23 de septiembre de 2017: magnitud 6.1
14. 16 de febrero de 2018: magnitud 7.2
15. 23 de junio de 2020: magnitud 7.5
PANDEMIAS
Influenza Española, principios del siglo XX del virus de la gripe A del subtipo H1N1. Se cree que fue un virus porcino mutado de China el cual mató a unos 20-100 millones de personas en todo el mundo.
COVID-19: TASA DE ATAQUE ALTA MORTALIDAD BAJA
El no estar listos tiene un costo más alto que el de planear y prevenir. Sin capacidad de planeación, los costos y consecuencias lamentablemente son peores que la prevención. Los estudios de riesgo que resultan en planes de continuidad de operaciones/negocios nos dan las opciones para ser resilientes y entender cómo administrar consecuencias. Tenemos simples opciones de prevención y preparación, no son nada nuevo, como:
1. Análisis de riesgos.
2. Administracion de riesgos:
• Evitar y prevenir riesgos.
• Reducción de riesgos.
3. Entender y administrar consecuencias.
4. Continuidad de operaciones. En el presente en México, por motivos no entendidos, muchos consideran que llevar a cabo estudios de riesgos son un gasto innecesario, sin querer entender que es una inversión importante, ya que el remediar algo prevenible tiene un costo más alto que el de planear y prevenir. A veces el costo es catastrófico sin tener capacidad de resiliencia y continuidad, resultados que estamos viviendo bajo la crisis de hoy.
El no querer invertir en estudios de riesgo, con sus resultados que nos dan las opciones para ser resilientes, entender el cómo administrar consecuencias (las posibles consecuencias siendo lo que buscamos como resultado del estudio de riesgo), por lo que la negación de prepararnos es un ciclo vicioso basado en no considerar importante invertir en la identificación de riesgos y resolverlos antes de un evento. Después es muy tarde y definitivamente con costos más altos que la prevención.
Esta actitud casi perversa nos lleva a hacer la pregunta existencial: ¿Al enfrentarnos a una contingencia reaccionamos o respondemos?
Aunque tenemos como costumbre el usar ambos vocablos como sinónimos, en relación a la seguridad, no lo son. Su entendimiento obedece a una perspectiva filosófica que apoya (responder) o abandona al azar (reaccionar) nuestra capacidad de continuidad de operaciones/negocios y nuestra capacidad de seguir adelante sin mayor problema o tener que actuar con desesperación para poder sobrevivir.
ÁREAS CRÍTICAS DE UN PLAN DE CONTINUIDAD
• Personal (Recursos Humanos).
• Seguridad de clientes y personal.
• Bases de datos y sistemas de IT.
• Seguridad y confiabilidad de la cadena de suministros.
• Apoyo familiar para nuestro personal.
• Seguros.
PRIORIDADES
• Definir lo que es realmente crítico (basado en escenarios).
• Vincular amenaza con riesgo.
• Identificar/inventariar recursos de respuesta.
• Optimizar coordinación.
• Planear de arriba hacia abajo.
• Planear de abajo hacia arriba.
ESCENARIOS OPERACIONALES DURANTE UNA PANDEMIA
Escenarios operacionales:
• Porcentaje de la población productiva que va a ser afectada e infectada.
• Grupos de edad que afecta la tasa de mortalidad.
• El ausentismo puede elevarse al 40% o más.
• Una pandemia tiene el potencial de durar seis a ocho semanas o para siempre.
• Las pandemias corren en ciclos.
¿QUÉ NECESITAMOS?
• Conceptualizar:
o Fiabilidad.
o Sustentabilidad.
o Interdependencia.
o Interoperabilidad.
o Cooperación.
PLANEAR PARA UNA CRISIS
Las empresas anticipan la posible pérdida de una oficina o establecimiento, pero no la pérdida de personal. Se preparan para la pérdida de electricidad por un día, pero no por periodos prolongados. Los sistemas de TI son particularmente vulnerables.
Aceptando que vamos a vivir para siempre con el COVID-19 y con otro virus asociado (anterior o nuevo):
a. ¿Seguimos encerrados a ver que dice el gobierno?
b. ¿Reaccionamos y regresamos a la normalidad de siempre y aceptamos las consecuencias para no perder nuestro negocio?
c. ¿Respondemos e implementamos el plan que se preparó con tiempo con las medidas de prevención y salud necesarias para toda contingencia de salud?
d. ¿Nos esperamos a ver qué hacen los demás o los dictámenes de la Organización Mundial de la Salud (OMS)?
e. Los equipos de respuesta rápidamente rebasan su capacidad básica.
Quienes toman decisiones necesitan definir los objetivos de seguridad y las acciones necesarias que van a limitar la severidad de consecuencias: pérdida de vida humana, impacto económico, pérdida de capacidades vitales, continuidad y recuperación, determinar y priorizar tus funciones esenciales de tu negocio o industria.
• Funciones escenciales: son aquellas de deben continuar con mínima o ninguna interrupción, y están basadas en tus necesidades y las de tus clientes.
• Delegación de autoridad: al implementar el Plan de Continuidad de Negocios, es muy probable tener que operar con personal reducido.
Las empresas deben asegurar que todo el personal esté adecuadamente capacitado en áreas múltiples (cross-trained) asegurando se puedan llevar a cabo todas las funciones esenciales, se debe dar especial consideración a la delgación de autoridad, ya que los jefes y supervisores no son inmunes. Las pandemias y tragedias no distinguen.
CONCLUSIONES
a. Tener un plan es por sentido común, y es esencial, es mejor tenerlo y nunca usarlo, que necesitarlo y no tenerlo. Las consecuencias son inaceptables.
b. Planear continuidad es ser una empresa social y fiscalmente responsable. c. Afirmamos que las personas y la información son irremplazables. Siempre debemos medir las consecuencias más que las causas.
¿REACCIONAR O RESPONDER?
Los que no están adecuadamente capacitados: reaccionan, ya que no tienen idea que hacer, es el costo de la catástrofe.
Aquellos que están adecuadamente capacitados: responden, ya que tienen un curso de acción y pueden adaptarse a cualquier situación.