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MANEJO DE CRISIS

Una crisis en la empresa es cualquier exposición repentina o en evolución que genera un problema urgente que debe abordarse en breve por el potencial de causar un daño grave a los empleados, la empresa, su reputación o el resultado final. Toda organización está sujeta a crisis, ya sea que se dé cuenta o no. Una crisis mayor puede afectar a toda la organización e incluso llevarla al colapso.

Algunas crisis son causadas por riesgos naturales como sismo, inundación, huracán, etc. Otras como resultado de caída del comercio, recesión económica, riesgo político, actos maliciosos o comportamiento criminal de empleados resentidos, por ejemplo, un empleado que deliberadamente realiza ciberataques al sistema de información de la empresa, el empleado que roba a la empresa, etc. Las fuentes de posibles crisis en la empresa son muchas, incluyendo un mal manejo de los medios y prensa.

Algunas crisis son como el fuego, inician en escala pequeña en algún área no atendida. Si se detecta el humo en forma temprana y se atiende el conato de fuego en sus inicios, se evitará una gran crisis. Sin atención, estos problemas latentes pueden convertirse en pérdidas catastróficas.

¿Al encontrarse su empresa en medio de una crisis podría usted actuar rápidamente para reconocer el origen, contenerlo y finalmente resolver la crisis con el menor daño posible? ¿Está usted preparado? ¿Es capaz de reconocer las crisis potenciales en su organización? ¿Ha recibido usted o su personal entrenamiento en gestión de crisis?

El manejo de crisis implica la auditoría de riesgos con reconocimiento e identificación (fuentes de crisis potenciales, evaluación de riesgos, programa permanente), priorización de exposiciones, medidas de prevención o evitar, uso de aseguramiento para administrar el riesgo, entrenamiento del personal, implementación de plan o administración de continuidad de negocios, etc.

PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIOS (BCP)

La actividad de una empresa está determinada por objetivos de ganancia, fines sociales, etc., pero muchos peligros amenazan estos objetivos y son frecuentes las interrupciones parciales o totales que afectan la continuidad del negocio.

Entonces revisemos que exista una administración de riesgos sería que identifique, analice, evalúe, controle, retenga, financie riesgos para prevenir o reducir pérdidas al menor costo (mitigar causas) y que exista un plan de continuidad del negocio (reducir efectos).

Es necesario entender y atender las variables no controladas para actuar responsablemente preparándonos, haciendo las cosas bien, apoyándonos en las experiencias acumuladas, analizando datos históricos, ordenando pensamientos y conocimientos, profesionalizando los métodos, procedimientos, estableciendo compromisos en la Alta Dirección, organizando y entrenando equipos de trabajo, es decir, una planeación estratégica que minimice o evite la interrupción de actividades y apoye la Continuidad de Negocio en una empresa u organización.

Las estadísticas muestran que el 90% de las organizaciones a nivel mundial no están preparadas y de las que cuentan con un Plan de Continuidad de Negocio el 65% han presentado fallas por un mal diseño, procedimientos, falta de actualización, etc. El BCP es un conjunto de procedimientos y estrategias que permite a la organización reanudar su actividad de manera oportuna, ordenada en tiempo y costo determinado en caso de que un evento afecte sus operaciones. Se toman en consideración los sistemas informáticos como el resto de procesos y operaciones de la organización evaluando etapas antes, durante y después de un evento. Tener una empresa u organización resiliente es estratégico. 

INTRODUCCIÓN

La empresa donde trabajas, fabrica productos a partir de materias primas y esos productos tienen que venderse, por lo que tu empresa depende de un mercado de venta. El producto de la venta fluye a caja y sirve para comprar más materias primas, pago de salarios, entre otros. 

El tipo de disturbios o interrupciones que pueden presentarse en las pequeñas y medianas empresas (pymes) no difiere mucho de aquellos en empresas grandes o grupos industriales, pero la frecuencia aumenta debido al mayor número de equipos, maquinaria, líneas de producción, dependencias recíprocas, interdependencias, etc. La planificación ante desastres no necesariamente detendrá los desastres, pero las pérdidas pueden minimizarse y el tiempo de recuperación puede agilizarse. 

CAUSAS INTERNAS EN LA EMPRESA

El método y las condiciones en que una empresa fabrica sus productos determina su vulnerabilidad a interrupciones. En la fabricación en serie (lineal) cada máquina es necesaria para fabricar el producto. La falla de una sola de éstas causará el paro total de la producción. 

¿EN QUÉ HABRÁ QUE PONER ATENCIÓN PARA ASEGURAR LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO?

Tips: mantenimiento, refacciones críticas, personal calificado, proyecto duplicidad de maquinaria, etc. 

La fabricación en paralelo presenta menos vulnerabilidad. La producción se reparte en varias máquinas. La suma de capacidad de cada máquina en cada fase del proceso suma el 100 por ciento. 

¿EN QUÉ HABRÁ QUE PONER ATENCIÓN PARA REDUCIR LA INTERRUPCIÓN DE ACTIVIDADES?

Tips: mantenimiento, refacciones críticas,personal calificado, etc. Además de los arreglos de producción en serie o paralelo, existen otras variables que afectan la continuidad de negocios como, por ejemplo: 

• Equipos y refacciones críticas.

• Tiempos de reparación de equipo, maquinaria, edificios.

• Personal clave, especializado, etc.

• Aire comprimido, vapor, refrigeración, etc.

• Equipo electrónico de control de producción, sistemas (IT).

• Incendios, explosiones, derrames, fugas.

• Empleados malintencionados.

CAUSAS EXTERNAS A LA EMPRESA

Existen otras variables que afectan la continuidad de negocios como, por ejemplo: 

• Materias primas.

• Electricidad.

• Agua.

• Gas natural.

• Colindantes.

• Riesgos naturales (inundación, terremoto, erupción volcánica, huracán, deslave, granizo, vientos, rayo, etc.).

• Terrorismo, sabotaje, ciberataques (tema crítico).

• Epidemias, pandemias.

• Riesgo político.

INTERRUPCIÓN PARCIAL O TOTAL

La magnitud de la interrupción está directamente relacionada con el tiempo mínimo requerido para restablecer la capacidad productiva y la normalidad en las operaciones (interrupción parcial), de lo contrario se tendría una interrupción total, determinado por un análisis de impacto al negocio (BIA). 

Considere:

• Uso de capacidad instalada de empresas hermanas o incluso de la competencia (con acuerdos y buenas relaciones) a fin de evitar perder clientes.

• Obtención de materias primas de proveedores alternos.

• Reparación, reemplazo, renta de equipos de producción y servicios.

• Reparación o reconstrucción de edificios.

ADMINISTRACIÓN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIOS (BCM)

La Administración de Continuidad del Negocio (BCM) desarrolla acciones, planes y estrategias que provean protección o formas alternas de operación en actividades o procesos comerciales que al no atenderse redunden en una pérdida con daño serio o total para la empresa. El BCM considera: 

• Administración de crisis con acciones para tomar control del evento a la brevedad, mitigando los efectos de una interrupción y preparándose para la recuperación. 

• Reanudación del negocio que considera reinicio de operaciones comerciales hasta un nivel aceptable a las necesidades del negocio. 

• Recuperación de procesos de tecnología de la información (IT), sistemas, recursos de redes usados para apoyar procesos comerciales críticos. 

La metodología del BCM incluye identificar, analizar, diseñar, ejecutar, probar-medir. El ciclo de recuperación ante el desastre considera lo siguiente:

 • Inicio y administración del proyecto.

• Evaluación y control de riesgo.

• Análisis del impacto al negocio.

• Desarrollo de estrategias de Continuidad del Negocio.

• Respuesta y operaciones de emergencias.

• Desarrollo e implementación del Plan de Continuidad del Negocio.

• Programas de concientización y capacitación.

• Ejercitar y mantener Planes de Continuidad del Negocio.

• Comunicaciones críticas.

• Coordinación con agencias externas.

CONCLUSIÓN

Administrar los riesgos profesionalmente y establecer un Plan de Continuidad de Negocios como estrategia de Manejo de Crisis dentro de un proceso de mejora continua. Las empresas necesitan preparación.

Estamos siendo golpeados por cambios en la economía mundial, estrategias equivocadas de proteccionismo de algunos países al cerrar sus puertas e imponer altos aranceles, la ignorancia y soberbia de algunos malos dirigentes y la inacción de otros, la fusión de compañías o desincorporaciones, pérdidas industriales, inseguridad, influenza humana, la manifestación de los riesgos naturales con mayor énfasis en algunas regiones, entre otros retos.